חשוב לצאת לדרך באופן מסודר:) 

1) הצעד הראשון הוא להכין טבלת אקסל שבה ננהל את כל המידע הנחוץ לנו למענה אוטומטי. זה כולל את שעות העבודה של המשרד כולו ואת שעות הנוכחות של סוכנים ספציפיים. טבלה תיראה נניח כך. 
טיפים: אם מדובר בכמה סוכנים עם שעות עבודה שונות, חשוב לכלול את כל המידע הזה בטבלה. יש לוודא שהתוכן של ההודעות ברור ומתאים

2) יצירת פלואו אוטומטי במערכת NextChat

• בשלב הבא, נעבור למערכת NextChat כדי לבנות את האוטומציה. נתחיל ביצירת פלואו שיטפל בפניות לפי השעות והסוכנים שהגדרנו בטבלת האקסל.

• לנוחותכם הכנו עבורכם תבנית של פלואו גנרי  – תוכלו לערוך אותו בהתאם לצרכים שלכם

• פתחו את NextChat והתקינו את הפלואו (הוראות התקנה בתחתית העמוד),  

• עברו לתפריט "Flows" (פלואו) וערכו את הפלואו החדש ותנו לו שם שמתאר את המטרה שלו, למשל: "מענה אוטומטי לשעות עבודה".

3) תיאור הבוט הגנרי (ראה הוראות להעתקה שלו למטה)

•  הבוט עושה את הבדיקות הבאות:
  (1) בירור אם לקוח מוקצה לסוכן – במידה ולא מופנה לבוט הראשי.
  (2) זיהוי הסוכן שהלקוח מוקצה אליו
  (3) בדיקת זמינות הסוכן (האם כרגע בשעות עבודה).
• אם הסוכן כרגע  בעבודה יוצאת הודעה – "נחזור אליך בקרוב". אם סוכן לא עובד לקוח יכול לבקש סוכן אחר או שהסוכן יחזור אליו כשיחזור להיות זמין.

•  עריכת שמות הסוכנים בשלב שבודק לאיזה סוכן הלקוח מוקצה 
• עבור כל סוכן, עריכת שלב בדיקת הזמינות (בדיקת שעות הפעילות שבהן הסוכן זמין)
• עריכת הודעה שכל סוכן משאיר במידה ואיננו 

5) סיום ובדיקות:

לאחר שבנינו את הפלואו, יש לוודא שהכל עובד כמו שצריך. כדאי לבדוק את הפלואו בכמה תרחישים שונים כדי לוודא שהלקוחות מקבלים את ההודעות הנכונות בהתאם לזמן ולסוכן שהם פנו אליו. אם יש לך שאלות נוספות או שאתה צריך עזרה עם כל שלב, אני כאן לעזור!